日々の運用を回し、守りと攻めの両輪で改善する

私は、契約締結からお客さまが利用するSmartHRの環境設定、請求までを一貫して担当し、BPO（業務プロセスの一部を外部委託すること）のディレクションや運用改善も請け負っています。

部署ではSalesforceの管理も担い、ユニット8名で運用することを土台にしながら、現場の摩擦を減らす改善を継続的に進めています。
お客さまとの直接のやり取りはサポートチームが担いますが、運用側としては正確な設定とスループットの最大化に責任を持ち、「守りを確実にしながら、攻めの改善を積み上げる」姿勢を徹底しているんです。

SmartHRに入社するまでの経歴として、経理業務を含むバックオフィスを幅広く経験し、2社目の会社の途中から、今やっているような、業務の運用やフロー構築に軸足を移しました。

大きなシステムを導入して業務フローを形にしていく過程で、構築の難しさとおもしろさ、そして時間やコストが目に見えて減っていく手応えを実感したんです。
この仕事は、実際に作ったフローを社員が利用し、フィードバックをもらいつつ喜んでもらえる嬉しさもあります。

バックオフィスのメイン業務である労務や経理の世界は、基本的に「出来て当たり前」が前提の「減点方式」になりがちです。そこに、自分の仕事がプラスの価値を生むやりがいを感じてみたかった。
なので、バックオフィスの知見を活かしつつ改善にも貢献できたら、と思ったんです。

最終的な入社の決め手は人でした。面談で出会ったマネージャー陣の人柄や、業務改善・フロー構築に真剣に向き合うカルチャーが入社を後押ししました。さらに、前職で尊敬していた役員が、バックオフィスの立場から守りを踏まえて攻める姿勢を示してくださったことも、現在のスタンスにつながっています。

私は常に、自分のやりたいことがいまの会社で実現できるか、を軸に仕事を選んできました。
フロー改善の重要性を認識し、実装に向き合える会社であることがSmartHRを選んだ理由です。

崩せない土台を守り、合意形成を前に進めていく

仕事をするうえで大切にしているのは、攻めと守りの両面を常に意識することです。
お客さまの環境や請求に直接影響を与える部署だからこそ、まずは守りをしっかりやる「守りベース」であるべきだと思います。

会社が成長するうえで、プランの拡充や、売り方の多様化が求められていますが、だからこそ信用に関わる部分を曖昧にすることは出来ません。リスクをちゃんと考慮しながら行動する部門として「早く遠くにともに行く」ことに追従していく。

その意味で、守りがベースにあることは非常に重要です。

自分のなかでの転換点は、初めてシステムを使った業務フローの構築を任せてもらったときだったと思います。

営業やコーポレートなど各領域のさまざまな視点で考えたときに、求めることや注力要素が違うことに気づき、各ステークホルダーが欲していることに意識を向けながら改善が出来るようになりました。
法令を遵守するために、フロントに立つ人が時間を取られてしまうのは、違うと思います。
半年以上かけた取り組みでしたが、新しく作るシステムや業務フローが、ちゃんと理にかなっているのか、ということをすごく考えた時間でした。

でも、構築すること自体よりも、実際にその手法で実施できるようになるまでの方が大変でした。結論としては、それでやらざるを得ない、という状態を作ることで実施にこぎつけましたが、理解してもらうための説明がとても難しかったのを覚えています。

当初構築した手法は、使う人が「この新しいやり方で面倒になるな……」と思ってしまう作りになっていたので、そこをわかりやすく、簡単にできるように修正をしながら理解を得て行きました。
こういった業務フローの改善といったものは、直接的にフロントに立つ人の成果に関わるわけではないときは、難易度が上がる、ということも学びになりました。

現状では、守りの構築は出来ていると思っています。でも、攻めの部分のフローはもっと改善して行きたい。小さな改善を進めながら、いずれもっと大きな改善にも貢献していきたいと考えています。

守りを外さずに素早く進めるバランスを意識する

今までずっと守りを大事にしてきたので、私はサラリーマン的なストイックさはある方だと思っています。
仕事をするなかで、パッションだけでなにかを求められると、それを理論的に捉え直したくなるタイプなんです。

目の前の事象は事象として「どうしてそうなっているのか」を捉えるとうにしているので、そこにあまり自分の感情を挟むことはありません。
なので、プロジェクトが進まないことでストレスを感じることは少ないですね。

ただ、バリューの光を体現し、スムーズに仕事を進めていくために、まず自分の方で情報をまとめて、Yes / Noで相手が答えられる状態にできるよう、工夫をしています。自分が進めたいと思っていることの要件定義は、まず自分から取りに行くことが大事だと思っています。

それを徹底するなかで、合意形成を一歩ずつ着実に進めるやりかたを、自分なりに確立できたのかと思います。守りを外さずに素早く進める、というバランスを常に意識しています。

データドリブンな改善とAI活用で、全体最適を目指したい

入社後、守りの基盤づくりには手応えを感じていますが、攻めの改善への寄与はまだ道半ばだと考えています。攻めの改善を行うために、データチェックの知見を深め、改善の検証や効率化を加速させてゆきたいんです。

なにかを改善するには、現状や地盤の理解が不可欠です。去年一年でそのあたりの理解はだいぶ進んできたので、今期からはより改善に注力できるようになってきました。
日々勉強を続けていますが、改善には終わりがないし、サービスのプランもどんどん増えていくので、まだまだやるべきことはたくさんあると思っています。
だから、まだ今の段階では、どこまでいったらやりきったと思えるのか、は正直見えていません。

私達は、ビジネス系のシステムの運用全体を、きれいに回して効率化を図る部署です。
今、チームのなかで分業が進んでいて、それぞれが自分の受け持つ領域の効率化をすすめたうえで、きれいに全体としての効率化を図っていけると、より良いと思っています。

全社でAIの活用も進んでいるので、業務改善のなかでも、AIに任せることができることはいろいろあると思っています。人の思考で生み出す効率化と、AIによる効率化と、両軸で進めていければより高いレベルの効率化が叶うのではないでしょうか。

まずは単純性の高いものから段階的に適用し、精度と運用のバランスを見ながらスコープを広げていきます。守りの土台に攻めの改善を重ね「早く遠くへともに行く」オペレーションを、これからも丁寧に設計していきます。

取材・文／Miranda（カルチャー室）
写真／Ishimayu（カルチャー室）